Skip to main content

Mail Merge

 Hai! Ketemu lagi nih sama aku, apa kabar People? Semoga baik baik saja ya...

Nah, kali ini aku akan menjelaskan tentang Mail Merge. 

Pertama tama kalian tau gak sih apa itu Mail Merge?


Mail Merge dapat disebut surat gabung atau surat masal.

Surat Gabung:

Menggabungkan sistem aplikasi sehingga aplikasi utama dapat mengambil data dari aplikasi sumber. Misalnya, dari microsoft word mengambil data yang ada pada micrsoft excel.

Surat Masal:

biasanya Mail Merge ini digunakan untuk mengirimkan surat atau berkas ke banyak orang dengan menggunakan template yang sama namun berbeda informasi datanya.


Cara membuat

1. Membuat file sumber data

Dibuat di microsoft excel yang sudah didesain khusus untuk membuat data secara manual. Data ini dapat disesuaikan dengan kebutuhan. File data umumnya berisi data penerima tersebut. Mencakup nama penerima surat, alamat penerima, nomor telepon, dan data lainnya jika diperlukan. 

2. Membuat naskah utama 

Naskah utama ini dibuat di microsoft word. Isinya tentu saja disesuaikan dengan kebutuhan. Jika fitur Mail Merge ditujukan untuk membuat surat, maka pada naskah utama berisi badan surat terbut, bisa juga desain amplop untuk membungkus surat. 

Selain untuk surat, Mail Merge juga bisa untuk keperluan lain. Misalnya untuk menyusun biodata siswa melalui microsoft word ataupun untuk keperluan lainnya. Intinya, jika ingin praktis memasukkan detail data diri, alamat, dan sebagainya, maka fitur Mail Merge bisa digunakan. 


3. Menghubungkan naskah utama dengan sumber data 

Setelah file sumber data dan file naskah utama sudah siap, maka tahap selanjutnya adalah menghubungkan keduanya. pada tahan inti ini akan terdiri dari beberapa langkah, ikuti langkah berikutnya.

4. Buka file naskah utama di microsoft word

Kemudia cari menu Mailings yang berada di sebelah menu References. Kemudian pilih sub menu Start Mail Merge. Lalu, pilih menu berikutnya sesuai kebutuhan.


5. Pilih menu Use Existing List

Tahap selanjutnya, masih di menu Mailings kini beralih ke sub menu Select Recipient. Setelah itu pilih menu Use Existing list, kemudian kamu bisa mencari file sumber data utama yang tadi dibuat di excel. 


6. Pilih sheet data yang sesuai

Pilih sheet yang sesuai, sebab setelah memilih file sumber data nantinya akan muncul kotak Select Table. Sesuaikan sheet yang dipilih dengan data yang data. Berhubung data utama yang dibuat ada di sheet pertama, maka tinggal klik tombol OK. Sebab pada sheet 1 sudah ada tanda bold berwarna biru seperti pada gambar di bawah.


7. Mengatur tata letak

Setelah terhubung dengan sumber utama, maka tahap selanjutnya adalah mengatur agar tata letak antara data di sumber data utan sesuai dengan letak di file naskah utama. Misalnya, untuk kolom nama, maka dihubungkan dengan data berisi nama di file sumber data utama. Letakkan dulu kursor di sebelah kata 'nama' di file naskah utama. Sesuai dengan yang ada pada gambar di bawah.


8. Insert Merge Field

setelah kursor diletekkan di sebelah kata 'nama', maka pilih sub menu Insert Merge Field dan kemudian tinggal klik opsi 'nama' yang ada di bagian bawahnya.


9. Atur data merge field

Lakukan hal serupa untuk kata 'alamat' dan 'nomor telepon'. Jika sudah dilakukan semuanya, maka tampilan di file naskah utama akan seperti gambar di bawah. Sehingga tampak ada keterangan <<Nama_>> dan seterusnya. 


10. Melihat hasil (Preview Result)

Tahap berikutnya adalah melihat hasil, tinggal masuk ke sub menu Preview Result yang masih ada di menu Mailings.


11. Pastikan data benar 

Saat diklik menu Preview Result maka di file utama seketika keterangan <<Nama_>> dan seterusnya aka otomatis terisi data sesuai urutan data dari file sumber data. Untuk melihat data lain, maka tinggal klik tombol Next Record maupun Previous Record jika ingi melihat data sebelumnya.


12. Menyimpan dan mencetak 

Tahap akhirnya adalah penyimpanan dokumen kerja. Penyimpanan dilakukan di microsoft word, dengan cara memilih sub menu Finish & Merge yang ada di menu Mailings. Saat di klik maka akan muncul tiga pilihan yaitu: 

Edit Individual Document, digunakan untuk penyimpanan file hasil kerja dalam dokumen baru. Sehinggan hasil penyimpanan akan berisi microsoft word baru dengan data sesuai sumber data utama. 

Print Document, digunakan untuk mencetak dokumen Mail Merge secara langsung tanpa perlu disimpan terlebih dahulu. Hasil cetak akan sesuai dengan tampilan pada microsoft word, sehingga perlu diganti berkala jika ingin mencetak semua data di kertas berbeda.

Send Email Messages, digunakan untuk mengirimkan file naskah utama.


Okay People, itu saja yang akan aku bahas hari ini. Thank you to all of you who read my blog. Hope you are well, and stay safe !! 

Source 

Integrasi Antar Office: Mail Merge

Cara membuat Mail Merge





Comments

Post a Comment

Popular posts from this blog

Hak Kekayaan Intelektual

 Hi People! Ketemu lagi nih sama aku, apa kabar? Pada blog kali ini aku mau bahas soal HAKI atau Hak Kekayaan Intelektual. Now, do you guys have something in mind about this topic? let's just jump in shall we? Pengertian HAKI atau Hak Kekayaan Intelektual adalah hak eksklusif yang diberikan suatu hukum atau peraturan kepada seseorang atau sekelompok orang atas karya ciptanya.  Hak Cipta/Copyright Copyright adalah sebuah hak cipta perlindungan suatu karya, produk, atau informasi yang ditulis atau direkam. Maksud dari pernyataan tersebut adalah copyright merupakan hak seseorang yang menciptakan sebuah karya orisinal untuk menyalin karyanya atau memberikan izin bagi pihak lain untuk menyalinnya. contoh bentuk yang dapat copyright adalah: Tulisan: Buku, artikel, review, puisi, esai, dsb. Isi situs web: gambar, grafik, teks, dsb. Musik Film Lukisan Patung serial TV komersial Hak Kekayaan Industri Hak Kekayaan Industri adalah hak yang mengatur segala sesuatu milik perindustrian, t...
Post a Comment
Read more

BAGAIMANA BUDAYA KERJA PADA KEMAJUAN TEKNOLOGI INFORMASI

Hi People! How you doin'? oke tanpa basa basi aku mau kasih tau ke kalian semua, apa sih topik yang akan aku bahas di blog kali ini. Sekarang ini aku mau bahas tentang "Bagaimana budaya kerja pada kemajuan teknologi informasi". Teknologi merupakan rangkaian sarana dan prasarana yang menyediakan sebuah produk atau komponen yang sangat diperlukan bagi kelangsungan hidup.  Perkembangan teknologi merupakan sesuatu yang akan terjadi seiring berkembangnya kemampuan manusia untuk berinovasi dan berkreasi.  Pesatnya perkembangan atau kemajuan teknologi mempengaruhi berbagai bidang kehidupan manusia.  Kebutuhan teknologi diawali dengan adanya keinginan untuk mengubahan sumber daya alam menjadi berbagai macam benda yang berguna untuk hidup manusia. Era digital membentuk perubahan baru di mana manusia dan teknologi hidup berdampingan dan secara otoritas bekerja sama hidup dalam kemajuan teknologi. Proses digitalisasi menuntut setiap orang untuk siap berdampingan dengan era digital,...
Post a Comment
Read more

PERINGATAN MAULID NABI 1443H

 Assalamualaikum People !! Hari ini MAN 4 Jakarta mengadakan peringatan maulid nabi SAW 1443 H. Salah satu kegiatannya adalah ceramah maulid nabi oleh ustadz K.H. Syarif Rahmat. Nah, Oleh karena itu aku disini akan menceritakan kembali ceramah beliau secara singkat.  jika dikisahkan tentang nabi-nabi terdahulu maka biasanya yang terbayang adalah kekuatan fisiknya dan kehebatan mukjizatnya yang terbayang adalah seorang nabi yang punya perahu besar yang tidak tenggelam saat terjadi banjir besar yang sama seperti diceritakan di dalam Alquran.   jika dikisahkan nabi Ibrahim AS maka yang terbayang adalah nabi yang gagah perkasa dibakar tetapi ia tidak terbakar oleh api yang besar seperti di dalam  Alquran .   Nabi Sulaiman yang terbayang adalah seorang nabi yang perkasa, kaya raya, bisa berbicara dengan binatang, bisa mengendalikan angin, dan punya pasukan bangsa jin.   Dalam Alquran jika dikisahkan Nabi Musa yang terbayang ada seorang pemuda yang gagah perkasa ...
Post a Comment
Read more