Mail Merge

 Hai! Ketemu lagi nih sama aku, apa kabar People? Semoga baik baik saja ya...

Nah, kali ini aku akan menjelaskan tentang Mail Merge. 

Pertama tama kalian tau gak sih apa itu Mail Merge?

Mail Merge dapat disebut surat gabung atau surat masal.

Surat Gabung:

Menggabungkan sistem aplikasi sehingga aplikasi utama dapat mengambil data dari aplikasi sumber. Misalnya, dari microsoft word mengambil data yang ada pada micrsoft excel.

Surat Masal:

biasanya Mail Merge ini digunakan untuk mengirimkan surat atau berkas ke banyak orang dengan menggunakan template yang sama namun berbeda informasi datanya.

Cara membuat

1. Membuat file sumber data

Dibuat di microsoft excel yang sudah didesain khusus untuk membuat data secara manual. Data ini dapat disesuaikan dengan kebutuhan. File data umumnya berisi data penerima tersebut. Mencakup nama penerima surat, alamat penerima, nomor telepon, dan data lainnya jika diperlukan. 

2. Membuat naskah utama 

Naskah utama ini dibuat di microsoft word. Isinya tentu saja disesuaikan dengan kebutuhan. Jika fitur Mail Merge ditujukan untuk membuat surat, maka pada naskah utama berisi badan surat terbut, bisa juga desain amplop untuk membungkus surat. 

Selain untuk surat, Mail Merge juga bisa untuk keperluan lain. Misalnya untuk menyusun biodata siswa melalui microsoft word ataupun untuk keperluan lainnya. Intinya, jika ingin praktis memasukkan detail data diri, alamat, dan sebagainya, maka fitur Mail Merge bisa digunakan. 

3. Menghubungkan naskah utama dengan sumber data 

Setelah file sumber data dan file naskah utama sudah siap, maka tahap selanjutnya adalah menghubungkan keduanya. pada tahan inti ini akan terdiri dari beberapa langkah, ikuti langkah berikutnya.

4. Buka file naskah utama di microsoft word

Kemudia cari menu Mailings yang berada di sebelah menu References. Kemudian pilih sub menu Start Mail Merge. Lalu, pilih menu berikutnya sesuai kebutuhan.

5. Pilih menu Use Existing List

Tahap selanjutnya, masih di menu Mailings kini beralih ke sub menu Select Recipient. Setelah itu pilih menu Use Existing list, kemudian kamu bisa mencari file sumber data utama yang tadi dibuat di excel. 

6. Pilih sheet data yang sesuai

Pilih sheet yang sesuai, sebab setelah memilih file sumber data nantinya akan muncul kotak Select Table. Sesuaikan sheet yang dipilih dengan data yang data. Berhubung data utama yang dibuat ada di sheet pertama, maka tinggal klik tombol OK. Sebab pada sheet 1 sudah ada tanda bold berwarna biru seperti pada gambar di bawah.

7. Mengatur tata letak

Setelah terhubung dengan sumber utama, maka tahap selanjutnya adalah mengatur agar tata letak antara data di sumber data utan sesuai dengan letak di file naskah utama. Misalnya, untuk kolom nama, maka dihubungkan dengan data berisi nama di file sumber data utama. Letakkan dulu kursor di sebelah kata 'nama' di file naskah utama. Sesuai dengan yang ada pada gambar di bawah.

8. Insert Merge Field

setelah kursor diletekkan di sebelah kata 'nama', maka pilih sub menu Insert Merge Field dan kemudian tinggal klik opsi 'nama' yang ada di bagian bawahnya.

9. Atur data merge field

Lakukan hal serupa untuk kata 'alamat' dan 'nomor telepon'. Jika sudah dilakukan semuanya, maka tampilan di file naskah utama akan seperti gambar di bawah. Sehingga tampak ada keterangan <<Nama_>> dan seterusnya. 

10. Melihat hasil (Preview Result)

Tahap berikutnya adalah melihat hasil, tinggal masuk ke sub menu Preview Result yang masih ada di menu Mailings.

11. Pastikan data benar 

Saat diklik menu Preview Result maka di file utama seketika keterangan <<Nama_>> dan seterusnya aka otomatis terisi data sesuai urutan data dari file sumber data. Untuk melihat data lain, maka tinggal klik tombol Next Record maupun Previous Record jika ingi melihat data sebelumnya.

12. Menyimpan dan mencetak 

Tahap akhirnya adalah penyimpanan dokumen kerja. Penyimpanan dilakukan di microsoft word, dengan cara memilih sub menu Finish & Merge yang ada di menu Mailings. Saat di klik maka akan muncul tiga pilihan yaitu: 

Edit Individual Document, digunakan untuk penyimpanan file hasil kerja dalam dokumen baru. Sehinggan hasil penyimpanan akan berisi microsoft word baru dengan data sesuai sumber data utama. 

Print Document, digunakan untuk mencetak dokumen Mail Merge secara langsung tanpa perlu disimpan terlebih dahulu. Hasil cetak akan sesuai dengan tampilan pada microsoft word, sehingga perlu diganti berkala jika ingin mencetak semua data di kertas berbeda.

Send Email Messages, digunakan untuk mengirimkan file naskah utama.

Okay People, itu saja yang akan aku bahas hari ini. Thank you to all of you who read my blog. Hope you are well, and stay safe !! 

Source 

Integrasi Antar Office: Mail Merge

Cara membuat Mail Merge